Чем отличается бухгалтер от главного бухгалтера: особенности и отличия

Отличия хорошего бухгалтера

Бухгалтер — второй человек в компании: он знает, откуда у вас деньги, с какими компаниями работаете и на что строите дачу. Плохой бухгалтер может подставить под штрафы и следствие. А отличить плохого специалиста от хорошего почти невозможно, если не знать бухучет. Вот вам диалог:

— Лена, как учтем расходы за покупку сканера?

— Расходы отразим по 04 счету и шестой амортизационной группе согласно закону 402-ФЗ.

Если увидели ошибки в ответе, вы молодец. Не тратьте время на статью: вы разбираетесь в бухгалтерии и сами отличите хорошего бухгалтера от плохого. Тем, кто не заметил ошибки, придется сложнее, поэтому давайте разбираться.

Знает рынок

Один и тот же бухгалтер может справиться со студией дизайна и завалить бухучет фруктовой лавке.

Андрей открыл магазин одежды. Он никогда не отчитывался перед налоговой, и все что знал о бухгалтерах — они постоянно просят документы и заполняют таблицы.

Чтобы не попасть впросак, он попросил знакомых помочь советом. Знакомые посоветовали Свету. Андрей решил, раз у знакомых с бухучетом всё в порядке, у него тоже будет. Это не так.

Света не знала, как проводить возврат товаров, что записать в расходы и как учитывать оплату наличными в налогах. Налоги рассчитала неправильно и отчет сдала позже срока. Андрею пришлось выплатить штраф 100 000 рублей.

Что делать. Чтобы снизить риск ошибок, берите бухгалтера с опытом работы в похожих компаниях. Так он будет знать особенности бухучета и меньше ошибаться. На собеседовании спросите:

В какой сфере он работал. Сферы делятся на услуги, торговлю и производство. Самый простой бухучет в услугах, самый сложный — в производстве. Если вы продаете товар, нанимайте бухгалтера с опытом в торговле.

На каком рынке. Есть рынки, где бухучет сложнее, чем на остальных. Чиновники чаще меняют правила учета, а налоговая следит за компаниями внимательней. Если ваша компания из рынка финансов, стройки и производства, берите профессионального бухгалтера со своего рынка.

С каким типом бизнеса. Если у вас франшиза, лизинговое оборудование или вы работаете по агентскому договору, нужен бухгалтер с аналогичным опытом.

Отвечает за штрафы

По умолчанию за ошибки в бухучете отвечает предприниматель. Об этом говорит 7 статья закона № 402-ФЗ. Но в договоре можно прописать и другое, тогда бухгалтер сам будет платить штрафы.

У Игоря дизайн-студия. Он хотел нанять еще одного дизайнера, но денег не хватало, и он решил сэкономить на бухгалтере. Бухгалтер Маша сказала, что даст скидку, если они заключат договор без пункта об ответственности. Маша пообещала вести дела внимательно.

Через месяц пришел штраф на 23 000 рублей. Оказалось, компания задержала налоговую декларацию на день, не доплатила налогов и не поставила сотрудника на учет в Пенсионный фонд и соцстрах.

Штраф выплатил Игорь, потому что по договору Маша не отвечала за бухгалтерские ошибки.

Что делать. Чтобы не платить за ошибки сотрудника, пропишите в договоре пункт об ответственности за штрафы: если компания получит штраф по вине бухгалтера, бухгалтер сам его выплатит.

Как составить такой договор со штатным бухгалтером — тема отдельного материала. Пункт в договоре для бухгалтера на аутсорсе будет таким:

Бухгалтер отвечает за правильное отражение финансово-хозяйственных операций в учете и сроки сдачи бухгалтерской отчетности. Если клиент получает штраф или пени за ошибки в учете или нарушение сроков бухгалтерской отчетности, их выплачивает бухгалтер.

Чтобы договориться об ответственности без скандалов, сделайте вот что:

Обсудите договор перед тем, как подписать. Если бухгалтер подпишет договор не глядя, а потом придет штраф, выйдет скандал. Бухгалтер почувствует себя обманутым. Даже если заплатит штраф, способ отомстить он найдет. Убедитесь, что бухгалтер знает, на что идет.

Учтите реакцию. Договор с ответственностью подписывают опытные бухгалтеры. Когда бухгалтер готов компенсировать убытки, он уверен в своей работе. И еще он знает, что если налоговики выдвинут необоснованные претензии, он квалифицированно их разрулит. Бухгалтер уверен, что ничего компенсировать не придется.

Соблюдайте договоренности. Когда договоритесь с бухгалтером, за что отвечаете сами, следуйте договоренностям. Иначе бухгалтер получит право не оплачивать штраф. Если передавать первичные документы должны вы, а вы передали не все, штраф — на вашей совести.

Работает в облачной 1С

Бухгалтеры работают в программе 1С. Они вносят в программу сведения из выписок, накладных, ведомостей со склада — всё что понадобится для учета денег и отчетов перед госорганами. Если 1С со всеми данными стоит на конкретном бухгалтерском компьютере, это опасно: компьютер сломается, а предприниматель останется без отчета наедине с налоговой.

У Жени маникюрный салон. Она работает с приходящим бухгалтером Ирой, и думает, что всё в порядке. Но во время квартального отчета всплыли проблемы.

Выяснилось, что Ира потеряла первичные документы, жесткий диск на компьютере сломался, поэтому отчетов нет и не с чего их составить. Еще она вечером улетает в Грецию, поэтому помочь не может.

Женя заплатила 80 000 рублей, чтобы другой бухгалтер всё восстановил и сдал отчет. В это время она почти не занималась салоном. Чтобы уложиться в срок, пришлось самой выбивать из партнеров акты, накладные, сканировать книгу кассира. Выручка за месяц снизилась в два раза.

Что делать. Чтобы не рисковать документами, выбирайте бухгалтера с облачной 1С. Облачная 1С — это такая же 1С, только сведения хранятся не на компьютере, а на сервере. Если компьютер сломается, информация не потеряется: чтобы восстановить данные, найдете другой компьютер и зайдете с него в 1С.

Принимает сканы документов

Иногда бухгалтеры принимают только бумажные документы, поэтому приходится искать время, чтобы встретиться с бухгалтером и передать их. Это риск: у директора будет забитый график, он отложит встречу с бухгалтером, бухгалтер опоздает с отчетом и налоговая пришлет штраф.

Вспомним Андрея, у него магазин одежды. Андрей начал работать с бухгалтером на аутсорсе, и тот попросил передавать документы дважды в месяц. Андрей решил, что пара часов в месяц — это не проблема.

Первый месяц всё шло хорошо, потом начались проблемы. В день встречи с бухгалтером поставщик отказался привозить товар, кассира поймали на воровстве, покупатель поскользнулся на крыльце магазина. Андрей не встретился с бухгалтером до конца месяца, а потом подошел срок подготовки отчетов. За срочность бухгалтер попросил доплатить половину месячной оплаты.

Что делать. Чтобы не зависеть от своего графика, выбирайте бухгалтера, который принимает сканы и фотографии. Это может выглядеть так:

Андрей с телефона фотографирует журнал кассира и отправляет фото бухгалтеру, а бухгалтер записывает сведения с фотографий.

С опытным бухгалтером вам не придется платить штраф и разбираться с налоговой, но это не значит, что можно будет забыть об учете и заниматься только интересными делами. Редкий бухгалтер сам придумает, как сократить налоги и уменьшить издержки. Так что в финансовых делах всё равно придется разобраться, но об этом в другой раз.

КОРОЧЕ

Что надо знать

С какими компаниями работал бухгалтер

Как бухгалтер принимает документы

Использует бухгалтер облачную 1С или нет

Что надо сделать

Прописать в договоре ответственность бухгалтера за штрафы

Обсудить штраф с бухгалтером и убедиться, что он согласен их платить

7 СТАТЬЯ

закона № 402-ФЗ описывает ответственность предпринимателя за бухгалтерский учет

10 признаков бухгалтера, за которым стоят в очередь

Спецы кадрового рынка бурлят и агрессивно прогнозируют резкое сокращение количества рабочих мест для бухгалтеров. Нас пугают аутсорсингом, автоматизацией, умными программами и новыми услугами. А чтобы не расслаблялись, напоминают, что бухгалтер — третья по численности профессия в стране. Вас, мол, и так больше трех миллионов, роботы уже на пятки наступают, скоро все пойдете на биржу труда!

Но мы то с вами знаем, что три миллиона специалистов не равняются трем миллионам профессионалов. И даже в условиях дичайшей конкуренции всегда есть крутые бухгалтеры, за которыми стоят в очередь работодатели и клиенты. Как опознать такого бухгалтера? Легко. Вот 10 верных признаков:

Признак 1. Умеет менять фокус внимания с деталей на глобальную картину.

Бухгалтеры отлично знают, что дьявол кроется в деталях, и умеют фокусировать зрение на мельчайших деталях и несоответствиях. У отличного спеца не «замыливается» глаз, он умеет видеть каждую циферку и каждый знак. За такое сканирование данных в первую очередь отвечает предельная концентрация, навык к которой развивается постоянными тренировками.

Зачем так концентрироваться, если все черным по белому? А затем, чтобы «обмануть» мозг — в действительности мы не читаем тексты и таблицы по буквам, мы воспринимаем слова и данные целиком, большими кусками и даже не заметим, если буквы в середине слова стоят не в том порядке. Вот отличный пример:

Но крутой бухгалтер должен видеть не только детали, но и общую картину. И главный шаг к системному видению бухгалтерии — это умение читать ОСВ. Профессиональному бухгалтеру достаточно 30 минут, чтобы по ОСВ понять состояние дел компании (чем живет фирма, каких документов не хватает, как налажена работа с контрагентами, где проблемы) и прикинуть, чем он может помочь такому бизнесу. Умеете читать ОСВ — сможете просчитывать на два шага вперед и учитывать алгоритмы работы налоговой.

Признак 2. Держит руку на пульсе государственных изменений

Сами знаете, какая у нас скорость законотворчества. Постоянно что-то меняется, дополняется, вводятся новые формы и поправки. Отличный специалист регулярно мониторит законодательство и вовремя реагирует на нововведения.

Проблема в том, что «следить за новостями» — слишком размытая формулировка, которая обычно сводится к тому, что бухгалтер от силы раз в неделю заходит на новостной сайт, когда вспомнит о том, что ему надо за чем-то следить. Работать с отслеживанием новостей нужно так же, как и с любой привычкой: чтобы она закрепилась в автопилот и не требовала волевых усилий, действие нужно выполнять в одно и то же время одинаковым образом. Например, просматривать сайты за утренним кофе. Первый месяц можно вести трекер привычек.

Совет из практики:

Если хотите сэкономить время, то лучше оформить доступ к любой справочно-правовой системе, например, Консультант, Гарант или Главбух. Да, это платно, но зато можно найти любую информацию, задать вопрос и получить ответ эксперта.

Признак 3. Следит за техническими новинками, знает, какие новые сервисы или программы могут упростить работу и снять часть рутины

1С прекрасна тем, что предоставляет широчайшие возможности настройки. Как говорят программисты, эту программу можно «доработать напильником» так, что она превратится в инструмент, заточенный именно под ваши нужды. Но для этого нужно как минимум знать, что именно можно автоматизировать и какие ваши задачи можно решить при помощи технологий.

Совет из практики:

Узнать это можно в Маркет42. Это маркетплейс сервисов 1С по подписке, где вы можете бесплатно протестировать любые дополнения и потом уже принимать решение о покупке. Удобно еще и тем, что можно не покупать на постоянку, а подключать некоторые сервисы временно, например, только во время отчетного периода.

Признак 4. Не тратит время на рутину

Раз уж мы заговорили про автоматизацию, стоит упомянуть еще один важный признак хорошего бухгалтера: он знает, где именно может сэкономить время, а заодно и деньги. Не нужно автоматизировать все подряд и впустую тратить средства. Если у вас три новых контрагента в год, вам точно не понадобится сервис автоматической проверки благонадежности, можно и ручками проверить. А вот если у вас постоянный поток документов по 50-70 позиций разного наименования и по 10-15 поставщиков, то ручной ввод первички сожрет все ваше время (а заодно — и нервы).

Совет из практики:

«В среднем по больнице» именно ввод первичной документации — самый универсальный способ сэкономить время и деньги. В пересчете на стоимость часа работы экономия видна сразу. Так что советуем вам попробовать сервис Fasta: автоматизация ввода первички. Наши клиенты экономят с ней до 70% рабочего времени. А бонусом она еще поможет избежать ошибок при вводе данных.

Признак 5. Дружит с бизнесом, помогает снизить налоговую нагрузку и найти оптимальные решения

К сожалению, огромное количество бухгалтеров находится на другой стороне баррикад и воюет с руководством вместо того, чтобы получать обоюдную выгоду. Руководителю совершенно неважно, сколько именно документов и счетов вы провели, как успели в сроки отчетности и сколько мотков нервов отмотали на то, чтобы проконсультировать сотрудников. Ему важно одно — результат: получил ли бизнес штрафы? Сколько удалось сэкономить на налогах?

Большинство собственников не разбираются в налогообложении и бухучете, так что это именно ваша задача — найти пути оптимизации налогов, просчитать риски и все разложить по полочкам.

Совет из практики:

Даже в оптимизации налогов можно найти роботизированного помощника. Например, мобильное приложение «Налоговое планирование». Оно поможет управлять размером налогов перед сдачей отчетов, предоставит все расшифровки по налогам и даст рекомендации по снижению.

Вам не нужно будет тратить время на то, чтобы выбивать первичку из поставщиков, составлять реестры и разъяснения для собственника. «Налоговое планирование» сделает готовые реестры с суммами снижения, вам останется только сделать отбор по периодам, чтобы подвисшие оплаты не искажали общую картину.

Признак 6. Помнит все даты и сдается раньше дедлайна

Даты — краеугольный камень всей работы бухгалтера. Все должно быть сделано к определенной дате: выплата зарплат, налогов, аренды, подготовка отчетов. А там, где есть дедлайны, всегда есть и горящие кресла, потому что у нас такой национальный вид спорта — делать все в последний момент. Решается это просто — при планировании заведите себе привычку ставить дедлайн на 1-2 дня раньше реального срока и планируйте свои дела: в Google календаре, Битриксе, Мегаплане или в любой другой удобной системе.

Совет из практики:

Можно еще настроить календарь прямо в 1С. Вот уж кто не даст вам забыть про важные даты. А если вы не хотите следить за всем сразу, то можете выделить лишь несколько областей. Обычно бухгалтеры больше всего переживают за сроки сдачи отчетности. В этом случае идеальным инструментом будет сервис 1С:Отчетность. Он следит не только за датами, но и за правильностью заполнения отчетов, отправкой и статусом рассмотрения.

Признак 7. Работает в балансе и знает, когда ходить в отпуск

«Продуктивная работа» — это не круглосуточная пахота под веселую музыку и с бодрой улыбкой, как это часто представляют разномастные коучи. Главным навыком продуктивной работы всегда было умение грамотно отдыхать и быстро восстанавливаться. Это касается и перерывов в работе, и отпусков. Если вы уже три часа сидите над отчетом, вангуем, что вы там лепите уже пятую или десятую ошибку. У каждого человека есть пределы концентрации, и даже в самом большом значении они не превышают 45 минут.

А уж спец, который работает без отпуска, потому что «некогда» — это и подавно далекий от продуктивности человек. Так что бухгалтеру непременно надо отдыхать. Делать перерывы в течение дня (например, работать по таймеру по методу «помодоро») и ходить в отпуск. В идеале — в промежутке между отчетами: в межотчетный период за I квартал и II квартал/полугодие или в передышку между II и III кварталами.

Совет из практики:

«Нельзя просто взять и уйти в отпуск» — это про бухгалтера. Чтобы потом не было мучительно больно, до отпуска лучше сделать вот что:

• если вы уже знаете суммы, то стоит заранее заплатить налоги и страховые взносы;
• провести расчеты с поставщиками;
• если данные расчета отпускных вы знаете наверняка, то постарайтесь выплатить отпускные тем сотрудникам, которые пойдут в отпуск параллельно с вами.

Наши клиенты-бухгалтеры перед выходом в отпуск переживают гораздо меньше, потому что у них под руками всегда есть 1С онлайн, так что они могут подключиться в любой момент и решить что-то горящее, даже если лежат на пляже или потягивают пина коладу.

Признак 8. Не устает прокачивать аналитические способности

Особенность работы бухгалтера — непрерывный огромный поток информации, который нужно анализировать, обрабатывать и верно интерпретировать при принятии решений. И в будущем эта необходимость только обострится, потому что многие стандартные бухгалтерские задачи будут автоматизированы, а главной задачей специалиста останется анализ данных и принятие решений.

Для этого, несомненно, нужен «аналитический склад ума». Фраза как будто бы подразумевает, что эта способность дана природой, но нет. Склонность к анализу — да, определенно, но в остальном — это навык. И, как любой навык, его можно развить.

Совет из практики:

Хотите развить аналитические способности? Тогда почитайте пару «мануалов», выберите подходящие упражнения и действуйте. SWOT, «Пять почему», ментальные карты и игры.

Признак 9. Знает международный язык бухгалтеров

Все финансовые специалисты мира говорят на одном языке — МСФО. А для бухгалтера знание международных стандартов открывает новые возможности для работы. Такой спец поможет компании ворваться на международный рынок, привлечь инвестиции зарубежных партнеров и конкурировать на равных.

На уровень зарплаты МСФО тоже влияет. Средняя зарплата бухгалтера — 40 000 рублей, а спеца со знанием МСФО — уже 60 000 рублей.

Совет из практики:

Курсы по МСФО можно проходить во внерабочее время и получить сертификат. Срок обучения может варьироваться в зависимости от ваших текущих знаний и навыков, диапазон обычно составляет от 40 до 360 часов.

Признак 10. Прокачивает не только профессиональные надпрофессиональные навыки

Hard skills — профессиональные навыки — безусловно, важны для бухгалтера, но времена меняются и работодатели все больше обращают внимания на гибкие или надпрофессиональные навыки. И вот топ-3 soft skills для бухгалтера, которые ценят работодатели и клиенты:

1. Коммуникабельность и умение работать в команде. Современный бухгалтер постоянно общается: с сотрудниками, руководством, с контрагентами, проверяющими органами, акционерами. Общаться приходится много, и никто не станет терпеть отвратительный характер только ради профессионализма — на рынке всегда найдется хороший коммуникабельный спец.
2. Умение объяснять сложные вещи простым языком. Объяснять приходится и сотрудникам организации, и непосредственно руководству. Никто из них не обязан разбираться в бухгалтерских вопросах, так что задача «объяснить» полностью ложится на плечи бухгалтера. И, если тот не умеет показать и рассказать на пальцах, «Хьюстон, у нас проблема».
3. Стрессоустойчивость и терпение. Единственное, что стабильно в жизни бухгалтера — это перманентная нестабильность. Перемены, вечное переходное состояние, нововведения, усовершенствования. Бесконечная история, приправленная авралами и тушением пожаров. Так что пресловутая «стрессоустойчивость», которая приелась всем в вакансиях, в нашем случае — не пустой звук, а жизненно необходимый навык.

Гибкие навыки звучат просто, но требуют времени и тренировок. А тренировать их нужно непременно, ведь сейчас на собеседованиях оценивают не hard skills, а soft skills, не базовый интеллект, а эмоциональный. Следуйте за временем, будьте гибкими — и тогда все получится!

Отличие управленческого учета от бухгалтерского

Управленческий учет – это, в первую очередь, учет. Им занимается бухгалтер. Логично?
Не совсем. Дело бухгалтера – отчитываться перед налоговой. Это ангел-хранитель, оберегающий бизнес от проверок, штрафов и блокировки счетов. Должен ли он считать рентабельность компании? Предлагать способы оптимизации расходов? Строить диаграммы с показателями бизнеса, на которых видна прибыльность проектов? Нет. Это работа финансового директора.

Бухгалтерский и управленческий учет. Сходства и различия

Оба учета строятся на одних и тех же данных, в них отражается прибыль компании, могут фиксироваться расходы на закупку товаров, аренду, оплату труда.

Бухгалтерский учет обязателен для всех экономических субъектов, кроме индивидуальных предпринимателей. На его основе рассчитывают налоги. Правила бухучета строго определены и зафиксированы законодательно. Все операции должны быть подтверждены документами, а неточность может привести к штрафам.

Предприниматели, которые платят налоги в фиксированной сумме (например, патент) и работают в одиночку, иногда могут обойтись без учета. Парикмахер Иван может приблизительно рассчитать, сколько нужно заработать, чтобы хватило на аренду кабинета, рекламу, покупку расходников и осталось на жизнь, но назвать это полноценным учетом нельзя. Но чаще всего ИП тоже ведут бухгалтерский учет, пусть и упрощенный.

Управленческий учет ведется для роста прибыли и развития компании. Обычно необходимость в нем возникает, когда появляются несколько направлений работы, и нужно понять, какое из них более прибыльное. Или вдруг деньги заканчиваются, и возникает кассовый разрыв. Или собственнику хочется понять, сколько на самом деле он зарабатывает. С этими вопросами идут к бухгалтеру. А он, скорее всего, не знает. И дело не в том, что он не компетентен или вместо работы раскладывает пасьянсы. Просто его задача – бухгалтерский учет, а эти вопросы относятся к управленческому.

Что будет, если бухгалтер возьмет на себя управленческий учет

Отлично, если бухгалтер знает, как законно снизить налоговую нагрузку, следит за новостями в своей сфере и избегает проблем с контролирующими органами. Он может работать с цифрами, на основе которых строится управленческий учет, но полноценно анализировать деятельность компании не обязан. Лучше доверить бухгалтерский и управленческий учет разным сотрудникам. Сопоставляя их данные, можно выявить ошибки или восстановить потерянную информацию.

Почему организацию управленческого учета не нужно поручать бухгалтеру? Комментирует Оксана Бондаренко, директор компании «Учет и Право»:

«Управленческий учет часто доверяют бухгалтеру. Он постоянно работает с финансами компании, и, вроде как, должен достаточно хорошо понимать «внутреннюю кухню», чтобы выдавать руководству адекватную информацию для управления бизнесом. Но это в теории.
На практике же бывают проблемы.
В бухучете все строго: есть регламент, есть общепризнанные практики. В управленческом таких строгих правил нет. Информацию можно собирать как угодно — главное, чтобы она помогла управлять бизнесом. В итоге от бухгалтера требуют «какой-то учет, чтобы там что-то отображалось». Он, может, и рад сделать качественно, но не знает, что нужно. Результат — плохой, почти бесполезный учет.
Часто на бухгалтера взваливают непосильные задачи: организовать все виды учета по самым современным методикам в кратчайшие сроки. Бухгалтер, естественно, выгорает и начинает работать спустя рукава. В итоге — проблемы во время налоговой проверки и сложности в управлении компанией.
С плохими данными по управленческому учету можно работать годами, ничего не замечая. Тут либо предпринимателю нужно хорошо разбираться в финансах компании и контролировать процесс самому, либо заказывать аутсорс.
Все эти проблемы решаются просто: нужно нанять дополнительного сотрудника, увести часть работы на аутсорс или заказать аудит. В любом случае — передать часть обязанностей бухгалтера третьим незаинтересованным лицам»

Если не бухгалтер, то кто? Организация управленческого учета

Финансовый учет, так или иначе, ведет вся компания. Менеджер по продажам выставляет счета покупателям, контролирует оплаты и отгрузку товара. Из этих данных понятен объем продаж, размер дебиторской задолженности, процент оплаченных счетов.

Специалист по закупкам отчитывается по потраченным средствам: у поставщика А закупили партию товара на 500 тысяч рублей по предоплате, а поставщик Б предоставил товар на 300 тысяч в рассрочку на две недели. Объем закупок за период – 800 тысяч рублей, кредиторская задолженность – 300 тысяч.

Офис-менеджер взял деньги под отчет, заказал воду, купил бумагу и канцелярские принадлежности. Это расходы на содержание офиса.

Бухгалтер оплатил с расчетного счета зарплату и налоги, потратив фонд оплаты труда.
Все эти данные нужно уложить в систему, чтобы у руководителя было понимание того, как движутся финансовые потоки в компании. Кто это может сделать?

Собственник

Чаще всего предприниматель ведет какой-то учет самостоятельно в Excel. Контролирует расходы и доходы, планирует бюджет. Он лучше всех разбирается в бизнесе и знает, какие показатели самые важные. Но выстроить идеальную систему управленческого учета ему может быть не просто, особенно если бизнес растет и появляется необходимость вести все три главных отчета. Так таблицы разрастаются и превращают учет денег в унылую рутину, которая съедает уйму времени. Которого нет.

Финансовый директор

Его обязанность – организация управленческого учета в компании. Он может собрать первичные данные у своих коллег, правильно внести их в ПО для учета, проанализировать показатели и представить понятные отчеты для руководителя. Финансовый директор планирует будущие доходы и расходы, отслеживает выполнение бюджета, прогнозирует кассовые разрывы. Собрав достаточное количество информации в разных разрезах, этот специалист может предложить пути оптимизации расходов или подсказать, какое направление выгоднее развивать. Минус этого решения – дополнительные траты на зарплату сотрудника.

Специальный сервис

Да, вести учет в Excel просто и бесплатно. Но со временем система усложняется, формулы становятся запутанней, времени требуется все больше. И здесь на помощь собственнику и финансовому директору приходят специальные сервисы для автоматизации учета.

Александр Топач, соучредитель «Мама знает»:

«Я сам вел весь учет в Excel-таблицах, но их мог понять только я. Чтобы объяснить партнеру и коллегам, что происходит в компании, мне приходилось тратить массу времени. Мой соучредитель предложил автоматизировать учет в ПланФакте. Сейчас я вручную вношу информацию по нашему проекту, трачу не больше 20 минут каждый день. Раньше уходило не меньше часа»

В ПланФакте есть несколько вариантов ведения учета:

• самостоятельно (когда покупается только лицензия на программу);
• с помощником (специалист сервиса помогает настроить программу под нужды бизнеса, обучает особенностям ведения финучета);
• под ключ (персональный финансист берет на себя всю рутину по внесению данных, предоставляет собственнику отчеты и рекомендации для роста прибыли).

Последний вариант набирает популярность в последние годы и позволяет собственнику серьезно сэкономить на услугах финансового директора.

Денис Лопатский, собственник компании Volta:

«Полная автоматизация учета освободила время бухгалтера, которое он раньше тратил на выгрузку данных по операциям и формирование отчетов. Это дополнительно экономит нам 25 тысяч рублей ежемесячно, а бухгалтер занимается другими более важными и полезными задачами»

Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS:

«ПланФакт заменяет для нас опытного финансиста, с образованием, навыками учета, который может тратить много времени на сведение всех финансовых данных. Его зарплата минимум 100-150 тысяч. В ПланФакте все эти функции предусмотрены»

Организация управленческого учета – этап, который проходит любая растущая компания. Кто-то поручает разобраться с «этими непонятными цифрами» бухгалтеру. Чаще всего это ничем хорошим не заканчивается.

Кто-то пытается вникнуть сам, а кто-то нанимает финансиста. Отличным помощником, который упрощает работу собственника с учетом, делает его простым и понятным, являются специализированные онлайн-сервисы. Рынок таких программ активно растет в последние годы и в России, и за ее пределами.

Что входит в обязанности бухгалтера

Должностные обязанности бухгалтера — это перечень задач и функций, которые обязан выполнять работник, занимающий такую должность. Причем объем и сложность заданий могут варьироваться.

Знакомьтесь — бухгалтер

Ведение бухгалтерского учета — обязанность для организаций, закрепленная на законодательном уровне. Привилегий и освобождений от этого требования практически нет. Следовательно, в компании кто-то должен отвечать за работу финансовой службы.

В крупных фирмах бухгалтерскую работу выполняет целое структурное подразделение. В небольших — справится и один человек. А некоторые учреждения вообще передают бухучет сторонним компаниям. Например, централизованным бухгалтериям в бюджетной сфере и аутсорсинговым компаниям в коммерческой среде.

Но независимо от того, кто будет вести бухучет: сторонняя компания или штатный сотрудник, — требования к бухгалтерам определены законом. Кто же такой бухгалтер?

Бухгалтер — это ответственный работник, в обязанности которого входит документальное оформление фактов финансово-хозяйственной деятельности организации в соответствии с установленными нормами и требованиями. По сути, работник регистрирует операции и факты жизнедеятельности компании в специализированных формах документов (первичка, книги, журналы). И уже на основании учетных регистров составляет отчетность.

Используйте бесплатно шаблон должностных инструкций бухгалтера от КонсультантПлюс.

Специализация должностей и обязанности бухгалтера

Трудовые обязанности бухгалтера напрямую зависят от структуры предприятия, в котором он работает. Например, в маленькой фирме придется вести учет по всем объектам. В большой компании должности в бухгалтерии могут быть специализированы. Обычно специализации выделяют по категориям учетных объектов:

1. Заработная плата, отпускные и пособия. Еще такую специализацию называют «бухгалтер расчетного стола». Например, в обязанности бухгалтера в ООО входит начисление оплаты труда персоналу компании, исчисление и уплата налогов и сборов с ФОТ, составление отчетности в ИФНС и фонды, а также начисление пособий по нетрудоспособности, отпускных и прочих видов выплат.
2. Основные средства. В задачи работника по учету объектов основных средств входит систематическое начисление амортизации, отражение в учете поступления и выбытия ОС, периодическое проведение инвентаризаций, сверок и контроля фактического наличия имущества. Также придется составлять отчетность в ИФНС, Росстат и прочие контролирующие ведомства.
3. Касса. В работу кассира входят прием и выдача наличных денежных средств, а также составление отчетности обо всех операциях по движению денег. Важно ознакомить под подпись кассира с Указанием Центробанка России № 3210-У.
4. Материалы и склад. Учет складских операций и обеспечение материальными запасами деятельности предприятий. В работу входит не только отражение в бухучете операций по движению сырья, ГСМ и прочих материалов, но и систематический контроль за фактическим наличием активов. Необходимо для исключения фактов хищений и недостач.
5. Расчеты с контрагентами. В задачи работника включают отражение в бухучете услуг и работ, оказанных сторонними организациями. Сотрудник обязан проводить систематические сверки взаиморасчетов с контрагентами, чтобы исключить просрочку. Также в обязанности входит работа с должниками, по снижению уровня кредиторской и дебиторской задолженности на предприятии.
6. Банковские операции. Ставка вводится в крупных учреждениях. Работа заключается в отражении операций по расчетным счетам компании. Подготовка платежных поручений для расчетов с бюджетом и контрагентами, а также отражение поступлений и выбытий по банковским операциям.

Замыкает перечень должность главбуха. Это руководитель финансовой службы, который контролирует правильность отражения хозяйственных операций подчиненными, отвечает за составление финансовых и налоговых отчетов. Но обязанности бухгалтера по отчетности можно выделить, например, назначить отдельного работника для составления налоговых деклараций и расчетов.

Профессиональные стандарты

Для должности «бухгалтер» утвержден отдельный регламент — профстандарт. В отличие от классификации должностей по специализациям, профстандарт не предусматривает аналогичного дробления. Так, чиновники выделили всего три категории в профессиональном бухгалтерском стандарте:

1. Бухгалтер. Допускается присвоение 1 или 2 категории к указанной должности.
2. Главный бухгалтер или начальник службы бухучета.
3. Руководитель отдела бухучета и финансовой отчетности.

Действующие нормативы закрепляет Приказ Минтруда России от 21.02.2019 № 103н. Причем требования в части образования и необходимого опыта работы в занимаемой должности значительно ужесточены. Например, на должность руководителя бухгалтерской службы можно назначить работника с высшим образованием и опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет. Если у главбуха среднее профессиональное образование, то необходимый опыт работы увеличивается до семи лет.

Должностная инструкция

Порядок ведения бухгалтерской работы должен быть закреплен документально. Работодатель указывает некоторые задачи и общие функции в трудовом договоре со счетным работником. Но помимо этого, рабочий процесс следует детализировать специальным документом — должностной инструкцией.

Структура должностной инструкции:

1. Общие положения. Раскрывают сведения о сотруднике, рабочем участке и месте. Затем перечисляются квалификационные требования к работнику. Обозначаются нормативы и акты, которые должен знать финансист. Также фиксируется, к какой категории специалистов относится конкретная должность.
2. Обязанности. Какие задачи, обязанности и функции должен выполнять наемный бухгалтер.
3. Права. Какие полномочия имеет работник для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.
4. Ответственность. Какие меры ответственности предусмотрены за нарушение обозначенных требований.

Пример должностной инструкции главного бухгалтера

Разберем подразделы должностной инструкции подробнее.

Бухгалтерия: обязанности

Перечень, что входит в обязанности бухгалтера, зависит от специализации должности и необходимости применения профессионального стандарта. Обозначим основные задачи.

Обязанности бухгалтера расчетного стола (зарплата):

• начисление заработной платы и иных вознаграждений за труд на основании кадровой документации и табелей учета;
• начисление пособий, стипендий, отпускных и прочих видов выплат;
• исчисление и уплата налогов, сборов и взносов с заработной платы;
• подготовка зарплатной отчетности в ИФНС, Росстат, ФСС и ПФР;
• участие в проверках со стороны внебюджетных фондов и налоговой службы.

Обязанности бухгалтера материального стола (имущество: основные средства, материальные запасы, склад)

• отражение поступления, перемещений и выбытий имущественных активов предприятия;
• начисление амортизации по объектам основных средств;
• проведение инвентаризации ОС и МЗ;
• составление отчетности в контролирующие органы по имущественным активам.

Обязанности бухгалтера по расчетам

• учет расчетов с контрагентами;
• проведение инвентаризации и сверок по расчетам;
• работа с кредиторской и дебиторской задолженностью;
• составление отчетности по обозначенному участку.

• составление кассовых документов, ордеров;
• отражение операций по движению наличных в кассовой книге;
• обязанность по подготовке ежедневного отчета кассира;
• контроль над соблюдением лимита кассы, сдача излишков на расчетные счета;
• неукоснительное соблюдение требований Указаний 3210-У;
• ведение расчетов с подотчетными лицами;
• отражение операций по расчетным счетам организации;
• подготовка отчетности по обозначенному участку.

Обязанности главного бухгалтера:

• контроль над работой подчиненных;
• составление финансовой отчетности;
• организация внутреннего финансового контроля;
• участие в планировании и разработке нормативных и распорядительных локальных документов по учреждению;
• составление и корректировка учетной политики на соответствующий финансовый период.

Права и полномочия

Финансист не только выполняет обязанности, но и имеет ряд полномочий и прав. Например, счетный работник вправе требовать с работников компании своевременного предоставления первичных документов. К тому же бухгалтер может проводить встречные сверки с контрагентами, инспекцией и фондами для выявления задолженностей и корректировки правильности расчетов. Принимать участие в контрольных, ревизионных и прочих проверочных мероприятиях.

Права, полномочия и порядок взаимодействия с иными структурными подразделениями компании следует прописать максимально подробно и четко. Если оставить лишь общие формулировки, то споры и разногласия неизбежны.

Пример формулировок

Ответственность за проступки

Этот раздел должностной инструкции не может противоречить ТК РФ и иным нормативным актам. То есть работодатель не вправе ввести собственную систему штрафов за проступки, опоздания и иные отклонения от рабочих норм.

Какую ответственность предусмотреть:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией и причинение морального ущерба — «в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации».

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности — «в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации».

«Мне нравится искать ошибки»: сколько зарабатывает старший бухгалтер

В Кирове

Героиня этого выпуска с детства мечтала работать с цифрами и документами, выучилась на бухгалтера, но поначалу денег на самостоятельную жизнь вдали от родного дома мучительно не хватало. Она рассказала, как ей удалось переехать в город покрупнее и как пришлось самой осваивать новую программу для бухучета, а потом обучать других.

Это история читателя из Сообщества Т⁠—⁠Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.

Выбор профессии

Еще в школе мне нравилось считать и работать с бумагами: заполнять разные бланки, анкеты. В детстве я не пропускала ни одну форму в газете, которую можно было заполнить. Школьные тесты по профориентации тоже показали, что мне лучше работать одной, что-то считать.

Еще я не хотела, чтобы в роду у кого-то была такая же профессия: все мои родственники работают в разных областях. Поэтому после школы я поступила в университет на специальность «бухгалтерский учет, анализ и аудит».

Родилась я в маленьком приволжском городке с населением около 100 тысяч человек, где грусть, тоска и безнадега. Учиться решила поехать в Киров, выбрала самый дешевый вуз с гарантированным местом в общежитии. Обучение стоило 33 000 Р в год на первом курсе, на последнем — около 40 000 Р . За него пополам платили родители и бабушка с дедушкой.

В Кирове меня ждала приятная новость. Так совпало, что две мои подруги поступили на эту же специальность в этот же вуз. Поселили нас тоже вместе, поэтому адаптация проходила легко. По дому не скучала, приезжала в гости к родителям на выходные.

В комнате нас проживало четыре человека. Душ и кухня были строго по расписанию. Часто воды не было в принципе никакой. Если хотелось сходить в клуб, то не спать надо было до утра, потому что двери общежития открывали в 05:00. Но несмотря ни на какие трудности, это было самое счастливое время. В институте у меня появилось много новых друзей, а о том периоде осталась куча приятных воспоминаний. Общага меня научила большему, чем вуз.

На последних курсах я начала подрабатывать. Раздавала листовки, платили 500 Р за смену. Потом работала в частной фирме менеджером по спецодежде, получала 2000 Р в месяц. Еще в банке предлагала и помогала посетителям оплатить услуги через терминал, а не через кассу, зарплата была 10 000 Р в месяц. На заработанные деньги я могла купить себе одежду, которая мне нравилась, а не только устраивала по цене, сходить в кафе.

После получения диплома пришлось вернуться домой к родителям. Не осталась в Кирове сразу, потому что не нашла человека, с которым на двоих можно было бы снимать жилье. Аренда квартиры стоила 7000 Р в месяц, таких денег у меня не было.

Суть профессии

В городе детства меня пригласили работать на машиностроительное предприятие, по которому я писала все свои курсачи и диплом. Мой первый оклад в 2014 году был 10 250 Р . Примерно столько же получали уборщицы. Но уровень ответственности у меня как у бухгалтера был совершенно другой.

Я готовила документы по нулевой ставке НДС для налоговой, отслеживала движение средств на расчетных счетах, проверяла наличие необходимых документов по переводам. Занималась авансовыми отчетами: выдавала расходный кассовый ордер, с которым сотрудник шел в кассу получить деньги. И потом он мне отчитывался, на что эти деньги потратил: на командировку, учебу, праздник, материалы для производства, медосмотр, проезд в общественном транспорте. С проездом работники любили хитрить. В качестве оправдательных документов они прикладывали билеты, в которых номера шли подряд, — как будто они по этим билетам ездили в разные дни, а на самом деле брали их у соседей по автобусу. Мне надо было найти такие билеты и убрать лишние.

Еще я проверяла документы по кассе. Занималась сверкой взаиморасчетов с поставщиками. Отвечала за проверку входящих счетов-фактур. От того, правильно ли они оформлены, зависело возмещение НДС. Если каких-то документов не хватало, не было оригиналов или в них содержались ошибки, я связывалась с отделом снабжения и с поставщиками, просила прислать нужные бумаги или что-то исправить.

Когда я звонила, то от страха сначала даже заикалась.

Обычно отдел снабжения не любил выполнять такие задачи: «Вам надо — сами и разбирайтесь». Приходилось доканывать их каждый день или звонить самой поставщику, но тогда это расценивалось мной как поражение: не смогла воздействовать на других сотрудников, чтобы они выполнили свою работу качественно. А так как в первое время я плохо ориентировалась и не была уверена, что правда на моей стороне, приходилось постоянно спрашивать совета старших коллег. В целом они терпимо и понимающе относились к моим вопросам, но за спиной, скорее всего, обсуждали меня всячески.

Начинать работать бухгалтером мне было очень тяжело. Все, что мы изучали во время учебы, по большому счету не пригодилось. В вузе мы решали задачи, писали проводки, заполняли бланки на бумаге. В реальной работе это все оказалось не нужно. Проводки делает программа, а от меня требуется знать нужную операцию и правильно заполнить поля. С этим у меня были проблемы.

Практические занятия проводились не в той программе, в которой в итоге пришлось работать. На своей первой работе я задавала много глупых вопросов: спрашивала банальные вещи, постоянно уточняла какие-то мелочи. Мне было неловко и казалось, что я это и так должна знать. Но сейчас, когда я сама обучила уже двух людей, понимаю, что мои вопросы были адекватными: лучше переспросить, чем сделать ошибку, которую придется потом исправлять. И сама всегда с радостью помогаю и делюсь информацией.

Через год мне добавили функциональность кассира и накинули 5000 Р к зарплате. Я была счастлива. В кассе я работала два часа вечером. Принимала деньги от людей за мелкие услуги, которые оказывал завод, выдавала зарплату. Работать надо было именно с кассовым аппаратом.

Еще в течение дня я выдавала деньги сотрудникам под отчет. Деньги были у меня в сейфе на моем рабочем месте, а касса находилась фактически за пределами предприятия. И иногда приходилось бегать с одного рабочего места на другое, если была острая необходимость.

Кассу освоила быстро, так как до этого проверяла связанные с кассой документы, а когда кассир был в отпуске, замещала ее. Мне нравилось работать кассиром, но я все время помнила, что на мне полная материальная ответственность за все деньги. Эта мысль держала в тонусе. И всегда надо было следить, что есть мелочь для кассы. Мелочь из моего кошелька и кошельков моих родителей переходила в кассу, а нам взамен шли купюры.

Но мое счастье продлилось недолго. Через несколько месяцев после того, как мне добавили обязанности кассира, мы стали часто работать четыре дня в неделю и доход снова упал.

Хотя на работу ходили и в пятницу, но уже «за идею».

На работе не было никакого роста, новых задач не появлялось, плюс удручала принудительная четырехдневка. Через некоторое время я переехала в Киров, где тоже устроилась бухгалтером.

Все четыре с половиной года после вуза я страстно желала уехать из родного города. Когда удалось накопить денег, а жить там стало совсем тошно, я уволилась. Еще у меня был парень в Кирове, поэтому я рвалась туда.

Искала работу полгода, активно — три последних месяца на «Хедхантере». Сложность была в том, что я не хотела, чтобы на старом месте работы узнали о моем поиске, поэтому на вакансии откликалась только я, в открытом доступе работодатели мое резюме не видели. Ради каждого собеседования надо было ехать в Киров — два с половиной часа в один конец. На дорогу уходило очень много времени. Сначала долго не могла найти место, которое меня бы устраивало, а в конце поиска была уже нарасхват, несколько приличных компаний готовы были меня взять.

Место работы

Последние два с половиной года я работаю в крупной аутсорсинговой компании. В отличие от предыдущего места работы здесь полностью электронный документооборот, общение тоже происходит в основном по электронной почте и в рабочем мессенджере.

Коллектив молодой, коллеги моего возраста — это классно, разговоров о грядках минимум. Современный офис, опенспейс. На рабочем месте у меня стол с двумя мониторами и небольшая тумбочка для личных вещей.

Утром я хожу на работу пешком, дорога занимает 50 минут. Обратно, если не лето, 30 минут еду на автобусе. Добираться удобно.

Но к сотрудникам отношение потребительское. Главное — результат. Могут позвонить в любое время — в выходной или поздно вечером, — потому что нужно срочно что-то сделать. На высокие руководящие должности местным не пробиться, каким бы замечательным сотрудником ни был, все топ-менеджеры — из Москвы.

Всего в нашей компании работает примерно 300 человек. Это бухгалтеры, казначейство, экономисты, снабжение, программисты. Конкретно на моем участке 20—25 сотрудников.

Мы оказываем услуги ведения бухучета нескольким фирмам. Изначально я устроилась просто бухгалтером на 25 000 Р . Сотрудники на этой должности проводят документы в программе. Над ними — старшие бухгалтеры. Они отвечают за определенный участок бухгалтерского учета по какой-то одной фирме. Дальше идут ведущие бухгалтеры — они занимаются закрытием счетов по нескольким компаниям. Еще выше — руководитель направления по области учета.

С февраля 2021 года я работаю в должности старшего бухгалтера. Но до этого уже полгода фактически выполняла эти обязанности, потому что уволились два человека, которые находились на этом участке давно. Они ушли, поскольку не захотели работать в новой программе: в прошлом году из 1С мы перешли в САП. Вместо них наняли новичков без опыта, и нам с ними пришлось осваивать программу вместе.

Привыкнуть было нелегко, все названия операций и процессов в САПе другие. Мы прошли обучение, но от него не было никакого толка. Консультанты, к которым мы обращались за помощью, сами учились на нас. В итоге мне пришлось разбираться самой и обучать других.

Программу мы не освоили до сих пор. Каждую неделю что-то для себя открываем.

Первое время после увольнения старших коллег у нас вообще не было ведущего бухгалтера. Сложные вопросы приходилось регулировать мне, потому что из опытных сотрудников в отделе осталась я одна. И я дополнительно стала контролировать какие-то процессы, пока все вникали в работу. Так что повышение до старшего бухгалтера в моей функциональности практически ничего не изменило, но зарплату повысили до 35 000 Р . Из них 30 000 Р — оклад, 5000 Р — премия. Средняя зарплата по рынку — 30 000 Р .

У меня сейчас один человек в подчинении. Было двое, но второй уволился.

Поскольку сейчас у всех каша в голове и учет в новой программе только настраивается, то, если мы что-то сделали неправильно, нас не сильно ругают. И проверять нас некому, другие понимают еще меньше нас. А когда работали в старой программе, с нами не церемонились. Если допустил серьезную ошибку, депремировали.

Самое трудное — это закрытие месяца, когда за несколько дней нужно сделать огромный объем работы. Возможно, так происходит, потому что ответственные сотрудники непосредственно в компаниях не стремятся выполнять свою работу равномерно. Поступающие к нам задачи мы обрабатываем самое долгое три дня, но в конце каждого месяца стабильно начинаются адские переработки. Закрытие длится с 30-го или 31-го по 3-е число. В закрытие мы работаем по 14 часов в день, из которых пять — переработка. Переработки не оплачиваются, и в эти дни очень сложно взять отгул.

Из этого вытекает и другой недостаток — текучка кадров. Многие увольняются, не проработав и года. Думаю, что в основном это именно из-за переработок, а не потому, что работа им надоела.

Я не считаю мою работу монотонной. Мне нравится узнавать, как в программе правильно провести какую-то операцию. Каждый день происходит что-то интересное, возникают новые задачи, которые надо оперативно решить. Я привыкла к цифрам, они не утомляют меня. Чтобы лишний раз не напрягать глаза, максимально использую возможности «Экселя»: выгружаю в него данные из бухгалтерской программы, применяю различные комбинации клавиш — и он считает вместо меня.