Гост и гост р: в чем разница между стандартами

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Общие моменты

С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:

• ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
• ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.

Дополнительно в этой сфере приняты:

• ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
• ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
• ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
• ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.

На практике при выполнении работы применяются те стандарты, которые выставляет заказчик, поскольку требования ЕСКД (единых систем конструкторской документации) и в целом ГОСТы в РФ считаются добровольными. Если документация оформляется для российского рынка, используйте правила оформления из национального свода. Если вы готовите бумаги для партнеров из ЕАЭС, стоит продолжать работу по ГОСТ 2.105-95. В ситуациях, когда документами пользуются компании и из России, и из других стран, укажите наименование стандарта, который использован при их подготовке.

Способы оформления

Разрешается заполнять документацию:

• машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
• рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
• применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
• на электронных носителях информации.

Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Относительно копий в ГОСТ 2.105-95 заявлено, что их (здесь и далее приведены выдержки из текста):

выполняют одним из следующих способов:

• типографским — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;
• ксерокопированием — рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;
• светокопированием;
• микрофильмированием;
• на электронных носителях данных.

В национальном стандарте на этот счет добавлены способы изготовления электронных копий:

• сканированием исходного бумажного документа;
• конвертированием или трансформированием ТДЭ из одного формата в другой или из одной схемы данных в другую;
• цифровым копированием.

Отдельно следует выделить установленные стандартами требования к текстовым документам, касающиеся структуры последних. Они могут состоять из:

• частей с присвоенным наименованием и обозначением. За исключением первой, каждой из них присваивается порядковый номер;
• книг, у которых тоже есть номера и наименования;
• разделов. Обязательно проставляется номер каждого, отделенный точкой от основного названия. Точка в конце названия не используется, перенос слов не допускается. Начало каждого раздела оформляется на новом листе;
• подразделов. Первая цифра обозначает принадлежность к конкретному разделу, вторая — порядковый номер конкретного подраздела.

Что касается нумерации, ЕСКД при оформлении документов позволяет сделать ее как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.

Чего делать нельзя

Внимательно посмотрите требования ЕСКД к содержанию и оформлению документации. В документах содержится исчерпывающий список того, что нельзя употреблять в тексте. Так, недопустимо:

• применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
• применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;
• применять произвольные словообразования;
• применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;
• сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

Помимо этого, требования ЕСКД 2020 года запрещают:

• ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел;
• перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра;
• писать математические знаки без числового сопровождения;
• указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.

Любой элемент текста следует оформлять в соответствии с правилами, отклонение от обязательных требований не допускается.

Сертификат соответствия ГОСТ Р

Сертификат соответствия ГОСТ Р представляет собой документ, который подтверждает, что указанные в нем товары в полной мере соответствуют предъявляемым к ним требованиям, установленным государственными стандартами ГОСТ или техническими условиями.

Сроки и стоимость

Как правило, процедура сертификации занимает от 3х рабочих дней.

Стоимость услуг определяется индивидуально в каждом случае — в зависимости от применяемой схемы проверок, срочности, специфики товаров и количества испытаний.

Кому нужен?

Обязательную сертификацию ГОСТ Р следует проходить для производства, импорта и распространения товаров, которые попали в первый раздел перечня ПП РФ 982. Оформить разрешительный документ необходимо и в случае ввоза такой продукции из стран, входящих в состав ЕАЭС.

Таким образом, наличие разрешения является обязательным для производителей, поставщиков, продавцов и импортеров.

В чем отличие между ГОСТ и ТР ТС

Для наглядности основные отличия между двумя видами сертификатов приведены в виде таблицы:

Все государства-участники ЕАЭС

Максимальный период действия

Требования к продукции

ГОСТ, СТО или ТУ

Обязательная сертификация

Система ГОСТ Р предусматривает обязательную и добровольную форму оценки качества. Несмотря на активное развитие законодательства ЕАЭС и постепенное принятие все новых и новых регламентов, некоторая продукция по-прежнему попадает в сферу регулирования только ГОСТ Р.

Перечень продукции

Перечень товаров, для которых обязательным является проведение оценки соответствия в форме сертификации ГОСТ Р, установлен Постановлением Правительства РФ №982 от 01.12.2009 года. В число таких изделий попадают:

• цемент;
• электроэнергия;
• стеклопластики;
• подшипники;
• шпалы;
• спецстекло;
• оружие;
• и другие товары.

Добровольная сертификация

Главным отличие и преимуществом добровольной оценки качества является возможность самостоятельно выбрать перечень стандартом, по которым продукция будет проверять.

Добровольный сертификат ГОСТ Р позволяет:

• Принимать крупные заказы;
• Успешно участвовать в тендерах;
• Использовать дополнительную маркировку — «РСТ»;
• И другое.

Схемы получения

Законодательством предусмотрено несколько различных схемы проведения проверок. На выбор конкретной схемы влияют такие критерии, как вид объекта (серийное производство или партия), статус заявителя (производитель или продавец), наличие действующей системы управления качеством.

Наиболее популярными схемами являются: 2с, 3с, 7с, 9с.

Законодательство

Основные нормативные документы, которыми следует руководствоваться при проведении оценки соответствия:

• Федеральный закон «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002 г.;
• ПП РФ №982 от 01.12.2009 г.;
• И другие нормативно-правовые документы Российской Федерации.

Реестр сертификатов ГОСТ

Все обязательные сертификаты ГОСТ Р вносятся в реестр ФСА. Каждое заинтересованное лицо легко может получить доступ к реестру Россаккредитации, где ему будет доступна информация о статусе разрешения, заявителе, производителе, сроке действия.

Добровольные документы регистрируются только в реестре аккредитованного органа.

Оформление сертификата

Составление документа проводится на специальном бланке строгой отчетности. Он изготовляется типографским способом и имеет несколько степеней защиты от подделок.

Правила оформления

В тексте разрешительного документа обязательно указываются реквизиты аккредитованного органа, данные производителя и заявителя, сведения о продукции, основания выдачи, перечень нормативов, в отношении которых проводится проверка, срок действия.

Необходимая документация

Для проведения оценки соответствия заявителю необходимо подготовить следующую документацию:

• заявка со всеми реквизитами;
• описание товаров в произвольной форме;
• техническая и эксплуатационная документация на изделия;
• внешнеторговый контракт, инвойс (для импорта);
• и другие сведения, которые могут потребоваться в зависимости от особенностей товара.

Этапы оформления

Процедура включает в себя такие мероприятия:

• обращение заявителя в центр «Ростест Урал», консультация, идентификация продукции, выбор схемы;
• проверка предоставленных документов;
• проведение испытаний и оценка производственных условий (при необходимости);
• анализ результатов;
• заполнение бланка документа;
• регистрация в реестре ФСА и выдача заявителю.

Далее предприниматель обязан нанести маркировку «РСТ» на свою продукцию.

За более подробной информацией обращайтесь к специалистам центра «Ростест Урал». Все консультации предоставляются бесплатно.

Заполните форму ниже и наши специалисты ответят вам максимально быстро:

Различия ГОСТа и ТУ (технических условий)

Выпуск любой продукции на территории Российской Федерации осуществляется на основе регламентов прописанных в ГОСТах или ТУ. Оба стандарта предназначены для создания определенных рамок, в пределах которых находятся характеристики выпускаемого товара. Но при этом инструменты достижения этих рамок стандартами устанавливаются различные.

В чем же основные отличия между ГОСТ и ТУ?

Гост — это нормативно-правовой документ, в соответствии требованиями которого производится стандартизация производственных процессов и оказания услуг.

Система ГОСТ была создана во времена Советского Союза, и представляет собой набор стандартов, устанавливающих нормы производства продукции. Предусматривалось, что каждый товар в стране будет соответствовать требованиям отдельного ГОСТ, регламентирующего именно его выпуск. Соблюдение требований, прописанных в ГОСТ, было обязательным для всех производителей. Позднее, с 1996-го года, ГОСТ стал обязательным только после прохождения регистрации в Минюсте. В случае, если подобная регистрация не проведена, производители имеют законное право самостоятельно выбирать регламенты, на основе которых осуществлять выпуск товаров.

ТУ (Технические условия) — это документ, устанавливающий технические требования, которым должны удовлетворять конкретное изделие, материал, вещество и пр. или их группа.

В 90-е годы в условиях динамичного развития новых технологий и расширения производимого товарного ряда, проявилась неспособность оперативного обновления и создания новых ГОСТ. Именно тогда появились ТУ, предназначенные для регламентации выпуска товаров, для которых в стране не существует ГОСТ. При этом разрабатываются ТУ не государственными органами стандартизации, а самими производителями. Именно в авторстве разработки кроется одно из главных различий, так как ТУ можно рассматривать в качестве собственности их разработки.

Наша компания занимается разработкой и регистрацией технических условий. Подробнее Вы можете ознакомиться в соответствующем разделе. Однако, если у Вас сложная техническая продукция не имеющая аналогов настоятельно рекомендуем ознакомиться с ГОСТами и самостоятельно разработать ТУ.

Четыре главных различия

• Разработка и утверждение

Прерогатива разработки ГОСТ принадлежит исключительно государству, при этом каждый из подобных стандартов обязателен к регистрации в Минюсте. ТУ разрабатываются самим производителем или нанятой им специализированной коммерческой организацией. Никакой обязательной регистрации для технических условий не предусмотрено, но при желании ее можно провести добровольно в Госстандарте. При этом регистрация не более чем подтверждает собственность заявителя над ТУ.

• Законодательная поддержка

ГОСТ можно признать полноценным законодательным актом сфере нормативного регулирования. К ТУ подобного определения применить нельзя. Владельцем ГОСТ выступает только государство, в то время как владеют ТУ коммерческие структуры, обладающие возможностью передавать права другим компаниям и производителям, в том числе продавать.

В свою очередь ТУ признаются стандартом «низшего» уровня, и его нормы не должны идти в разрез с существующими ГОСТ.

• Гарантии соблюдения регламента

Если говорить о главных отличиях между ГОСТ и ТУ, то оно кроется в жесткости устанавливаемых нормативов. Понятно, что созданный государством ГОСТ будет намного строже, чем ТУ, разработанные самим производителем. В ГОСТ приоритетом выступает качество продукции и ее безопасность. В основе ТУ находится экономическая эффективность производства, поэтому большого запаса прочности не предусматривается.

Кроме того, ГОСТ норматив обязательный для всех, в то время как практическое применение ТУ предусматривает упрощенный характер.

• Регулирование и детализация регламента

В большинстве случаев ГОСТ создается под каждый конкретный товар, устанавливая требования не только по его производству, но и хранению, маркировке продукции, когда весь путь от сырья до реализации потребителю предельно детализирован. В ТУ вопросам маркировки и реализации уделяется значительно меньше внимания. Кроме того, производители могут закладывать в ТУ «хитрости» из области маркетинга, ориентированные на рост продаж.

Можно сказать, что указанные выше отличия являются единственными. При этом не обязательно ГОСТ обеспечивает выпуск более качественной продукции. Во многих отраслях производства имеется серьезная конкуренция, заставляющая разработчиков закладывать в ТУ очень высокие характеристики.

ГОСТ Р ИСО – расшифровка аббревиатуры. ГОСТ и ГОСТ Р в чем разница?

ГОСТ Р ИСО – расшифровка этой аббревиатуры важна для всех, кому по работе приходится сталкиваться с получением сертификатов. Данные обозначения еще со времен Советского Союза применяются для требований и стандартов, которые так и не были заменены новыми нормативами.

Система сертификации

ГОСТ – это расшифровка, хорошо знакомая любому потребителю, независимо от его возраста. Это межгосударственный стандарт, утвержденный советом по стандартизации СНГ.

Изначально он появился еще на заре существования советской власти. В 1925 году был учрежден комитет по стандартизации, целью работы которого стала разработка и внедрение рекомендуемых стандартов в самых разных отраслях и сферах.

ГОСТ ИСО – расшифровка аббревиатуры дословно следующая «Государственный общесоюзный стандарт». Примечательно, что со временем аббревиатура превратилась вполне в конкретный термин, так как в наши дни она уже обозначает межгосударственный стандарт, так как никакого союза давно нет.

Статус межгосударственного стандарта

История трансформации этого понятия в универсальный термин активно начала развиваться после распада Советского Союза. Когда это произошло, экономические связи между отдельными республиками удавалось сохранять только частично.

Однако были необходимы какие-нибудь общепринятые стандарты и нормы, чтобы упростить общение между деловыми партнерами при заключении и оформлении производственных и торговых сделок. Подчеркнем. Что ГОСТ в качестве определенной системы стандартизации принят исключительно в странах Содружества Независимых Государств.

Существует большое количество категорий в классификаторе:

• горное дело;
• строительство и стройматериалы;
• нефтяные продукты;
• металлы и металлические изделия;
• машины, оборудование и инструмент;
• изделия культурно-бытового назначения;
• транспортные средства;
• пищевые и вкусовые продукты;
• атомная техника.

Это далеко не полный перечень существующих категорий. Он охватывает все без исключения сферы народного хозяйства.

ГОСТ и ГОСТ Р

На практике многим приходится сталкиваться с вариантами этой аббревиатуры. Важно понять, в чем принципиальное отличие. ГОСТ и ГОСТ Р, в чем разница.

Это схожие понятия. ГОСТами называют стандарты, которые были сформулированы и разработаны в советские времена, а после 1991 года было решено, что они до сих пор остаются актуальными, поэтому можно ничего не менять. ГОСТ Р носят только те из стандартов, которые были приняты в Российской Федерации, то есть после 1991 года. Таким образом, буква Р обозначает страну Россия.

Если мы углубимся в изучение этого вопроса, то придем к выводу, что совсем не обязательно производить замену старых ГОСТов на новые. Например, относительно продуктов питания. К изготовлению продуктов в советские времена выдвигались достаточно жесткие требования, поэтому они до сих пор остаются вполне актуальными.

Данная система сертификации является единственной в нашей стране для обязательной оценки соответствия. Данное понятие охватывает отработанные процедуры и методы для осуществления сертификационной экспертизы.

Особое место в системе играет координационный центр. Его функции в настоящее время распределены между Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии (его еще называют Росстандартом) и Федеральной службой по аккредитации (Росаккредитация).

Действующая нормативная база регулирует назначение всей системы ГОСТ Р, детально описывает ее структуру, принципы, формы документов, а также конкретную стоимость.

Получите бесплатную консультация прямо сейчас.

Международный стандарт

На практике приходится сталкиваться с еще одним понятием, сопровождающим сертификаты. ИСО – аббревиатура, постоянно сопровождающая всевозможные обозначения ГОСТов.

Чтобы верно пользоваться данным термином, сначала разберемся с его значением. ИСО – это расшифровка английских слов International Organization for Standardization. Для ИСО расшифровка в переводе на русский язык Международная организация по сертификации. Например, ИСО 9001-2018, посвященный системе менеджмента качества.

Она существует с 1946 года, хотя методы регулирования качества тех или иных товаров и продуктов появились еще задолго до этого. Но начиная именно с этого времени начала вестись системная работа, стандарты начали разрабатывать по всем без исключения направлениям деятельности. Многие именно тогда начали интересоваться, ISO, как расшифровывается.

В 1987 году разработка стандартов ИСО вышла на качественно новый уровень. Появилась серия 9000, которая по своей востребованности и популярности превзошла все существовавшие ранее стандарты. Дело было в их универсальности, так как разработчики прописали оптимальную модель системы менеджмента качества, применимую совершенно к любой организации. С тех пор все стали ее оформлять, ведь наличие такого документа сразу свидетельствовало о высоком профессиональном уровне предприятия. Партнеры стали интересоваться, как проверить сертификат ИСО, так как нечистоплотные компании тут же начали пользоваться подделками. Многие желают получить знак ISO 9001 в векторе, что является гарантом успешности компании.

Стали появляться другие известные стандарты, с тех пор ИСО – расшифровка аббревиатуры ни для кого не была секретом. Сейчас актуален вариант ISO 9002, также относящийся к менеджменту качества.

Преимущества работы с нашей компанией

Если разобравшись с понятием ISO, расшифровка его больше не представляет для вас нечто непонятное, наоборот, вы осознаете, что вам такой сертификат необходим, обращайтесь в компанию «СертРФ».

Мы специализируемся на выдаче деклараций и сертификатов любых направлений, проконсультируем вас по особенностям стандартов ИСО, проведем внутренний или внешний аудит, анализ производства, необходимые испытания.

Многие сертификаты универсальны для многих бывших советских республик. Например, СТБ используется в Беларуси, где признается российская сертификационная система.

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок	Хороший заголовок
Приказ	Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.